
So optimiert ein virtueller Datenraum Due-Diligence-Prozesse
Due Diligence ist ein unverzichtbarer Bestandteil von M&A-Transaktionen und anderen geschäftlichen Entscheidungen, bei denen es darum geht, ein tiefes Verständnis von Unternehmen und ihren Vermögenswerten zu erlangen. Sie dient dazu, den Betrieb oder das Projekt gründlich zu untersuchen und die Risiken und Chancen abzuschätzen, die damit verbunden sind. Dabei werden zahlreiche Dokumente und Informationen benötigt, die in einem virtuellen Datenraum sicher und bequem hinterlegt, eingesehen und ausgetauscht werden können. In diesem Artikel befassen wir uns mit dem Konzept der Due Diligence im virtuellen Datenraum und zeigen, wie ein solcher bei der Durchführung von Due-Diligence-Prozessen helfen kann.
Was ist eine Due Diligence?
Die Due-Diligence-Prüfung – oft einfach verkürzt zu Due Diligence – ist eine sorgfältige Prüfung eines Unternehmens oder Projekts, bevor es zu einem Vertragsabschluss kommt. Der Begriff entstammt dem englischen Rechts- und Geschäftsjargon und bedeutet wörtlich übersetzt „angemessene Sorgfalt“. Ziel der Due-Diligence-Prüfung ist es, die wirtschaftliche Lage, die rechtliche Situation sowie die Risiken und Chancen zu ermitteln, die mit dem Vorhaben verbunden sind. So ist die Due Diligence beispielsweise eine wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Übernahme, Fusion oder Investition. Die Prüfung erfolgt durch ein Team von Experten aus verschiedenen Bereichen, wie Recht, Steuern, Finanzen und Technologie.
Es gibt verschiedene Anlässe für eine Due-Diligence-Prüfung:
- Mergers & Acquisitions (Unternehmenstransaktionen)
- Steuer- und Betriebsprüfungen
- Jahresabschlussprüfungen
- Investitionen
- Rechtliche Klagen
- Interne Richtlinien
- etc.
Welche Arten von Due Diligence gibt es?
Je nach Anlass und Zweck der Prüfung unterscheidet man verschiedene Arten der Due Diligence, darunter die folgenden:
- Mit Hilfe der Financial Due Diligence wird die finanzielle Situation des Unternehmens gründlich durchleuchtet. Das umfasst Ertrag, Vermögen sowie Liquidität, aber auch die Finanzierungsstruktur, eventuelle Verbindlichkeiten und viele weitere Positionen.
- Die Tax Due Diligence stellt wie die Financial Due Diligence einen zentralen Bestandteil einer Unternehmenstransaktion dar. Sie dient dazu, die steuerrechtliche Situation und Perspektive des Zielunternehmens zu untersuchen.
- Die Commercial Due Diligence dient der Analyse des Marktes und sowie der Prüfung des Zielobjekts aus Kunden- und Wettbewerbssicht. Sie beschäftigt sich mit dem Geschäftsmodell und der Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens.
- Im Zentrum der Legal Due Diligence steht die Prüfung der rechtlichen Situation eines Unternehmens. Das umfasst bestehende Verträge, gesellschafts- und kartellrechtliche Themen, eventuelle Rechtsstreitigkeiten sowie Schutz-, Marken- und Patentrechte.
- Die Operational Due Diligence bewertet Risiken und Potenziale der Operationen des Zielunternehmens. Im Mittelpunkt stehen Engineering, Lieferkette und Produktion.
In der Vergangenheit wurde die Due Diligence oft mit Hilfe von physischen Datenräumen durchgeführt. Mit virtuellen Datenräumen lassen sich die Prozesse jedoch wesentlich sicherer und effektiver gestalten.
Hilfestellung bei Ihrer Due Diligence erhalten Sie mit unserer kostenlosen Checkliste „Due Diligence: Darauf müssen Sie bei einer Due Diligence-Prüfung achten“.
.
.
Machen Sie Ihren virtuellen Datenraum startklar! In dieser Checkliste erfahren Sie:
- welche Anforderungen eine Due-Diligence-Prüfung mit sich bringt
- welche Dokumente Sie für Ihre Due Diligence parat haben sollten und
- wie ein virtueller Datenraum Sie bei der Prüfung unterstützen kann.
Herausforderungen bei der Durchführung einer Due Diligence
Die Durchführung einer Due Diligence kann mit zahlreichen Herausforderungen verbunden sein.
- Zeitdruck: Eine Due Diligence muss oft in kurzer Zeit durchgeführt werden, damit sich der Zeitplan der Transaktion einhalten lässt. Dies kann zu einer Herausforderung werden, da es wichtig ist, gründlich zu sein und keine wichtigen Informationen zu übersehen.
- Informationsbeschaffung: Es kann schwierig sein, alle notwendigen Informationen von einem Zielunternehmen zu erhalten, insbesondere wenn es sich um ein Unternehmen in privater Hand handelt.
- Koordination: Eine Due Diligence erfordert oft die Zusammenarbeit von verschiedenen Teams, wie Finanz-, Rechts- und Betriebsprüfern. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass alle Teams effektiv zusammenarbeiten und Informationen effizient ausgetauscht werden.
- Vertraulichkeit: Es muss sichergestellt sein, dass diese Informationen nicht in die falschen Hände geraten und die Vertraulichkeit gewahrt bleibt.
- Risikobewertung: Eine Due Diligence muss Risiken identifizieren und bewerten, die mit der Transaktion verbunden sind. Dies kann sich schwierig gestalten, da einige Risiken möglicherweise nicht offensichtlich sind oder erst später auftreten können.
- Internationale Aspekte: Wenn ein Zielunternehmen in einem anderen Land ansässig ist, kann die Durchführung einer Due Diligence zusätzliche Herausforderungen mit sich bringen, wie zum Beispiel kulturelle Unterschiede, Sprachbarrieren und unterschiedliche Rechtsvorschriften.
Eine der größten Herausforderungen bei der Due Diligence besteht darin, die Vielzahl der Dokumente und Informationen, die im Rahmen der Prüfung benötigt werden, effizient zu verwalten. Die Dokumente müssen geordnet, strukturiert und vor allem sicher hinterlegt werden, um ein schnelles und effektives Arbeiten zu ermöglichen. Darüber hinaus gilt es, den Zugang zu den Dokumenten und Informationen zu kontrollieren und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen darauf zugreifen können.
Das alles erfordert einen nicht zu vernachlässigenden Zeit- und Personalaufwand, was sich wiederum direkt in den Kosten für den Prüfungsprozess niederschlägt.
Was ist ein virtueller Datenraum?
Ein virtueller Datenraum ist eine sichere Cloud-Lösung, die für den Austausch von sensiblen Daten und Dokumenten zwischen verschiedenen Parteien wie Käufern, Verkäufern, Investoren, Anwälten und Beratern während einer Geschäfts- oder Finanztransaktion genutzt wird. Der virtuelle Datenraum ermöglicht den Zugriff auf vertrauliche Daten nur für autorisierte Benutzer und bietet Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Verbreitungsschutz für Dokumente. Er vereinfacht den Prozess des Austauschs von Informationen, erhöht die Effizienz und reduziert das Risiko von Datenlecks oder unautorisierten Zugriffen auf sensible Informationen.
Weitere Informationen rund um virtuelle Datenräume finden Sie in unserem kostenlosen Whitepaper „Anforderungen an einen virtuellen Datenraum“.
.
.
In diesem Whitepaper erfahren Sie:
- was grundlegende Anforderungen an einen virtuellen Datenraum sind,
- was Sie im Bereich Compliance beachten müssen und
- wie Sie eine optimale Produktivität von Anfang an sicherstellen können.
Wie kann ein virtueller Datenraum bei einer Due Diligence helfen?
Ein virtueller Datenraum kann dabei helfen, viele der genannten Herausforderungen bei der Durchführung einer Due Diligence zu meistern. Die Dokumente und Informationen lassen sich darin sicher und effizient ablegen und austauschen. Außerdem verfügen virtuelle Datenräume über zahlreiche Funktionen, die den Due-Diligence-Prozess erleichtern und beschleunigen können. So lassen sich beispielsweise für einen besseren Überblick die Dokumente in Kategorien und Unterordner unterteilen.
Neben den genannten Funktionen bieten virtuelle Datenräume eine Reihe von zusätzlichen Werkzeugen, die nicht nur helfen, den Schutz der Dokumente und Informationen zu gewährleisten, sondern zudem die digitale Zusammenarbeit maßgeblich erleichtern. Dazu gehören Must-haves wie digitale Wasserzeichen und View-Only-Modus für Dokumente, Chat- und Abstimmungsfunktionen, PDF-Viewer mit Kommentaren und Schwärzungen, digitale Sitzungsmappen sowie ein revisionssicheres Journal, das alle Aktionen im Datenraum dokumentiert. So können Unternehmen überwachen, wer welche Dokumente hochlädt, herunterlädt oder ansieht, um mögliche Sicherheitsrisiken zu identifizieren und zu minimieren.
Auch die Möglichkeit, den Zugriff auf Dokumente und Informationen individuell auf Basis von Rollen und Rechten zu kontrollieren, macht virtuelle Datenräume so wertvoll für die Due Diligence. Das heißt, nur autorisierte Personen haben Zugang zu den Dokumenten und Informationen, und nur zu solchen, die sie benötigen. Unternehmen können auch Zeitbeschränkungen für den Zugriff auf Daten festlegen, um sicherzustellen, dass etwa vertrauliche Unterlagen nicht länger als notwendig zugänglich sind.
Ein weiterer Vorteil von virtuellen Datenräumen besteht darin, dass sie flexibel und hochskalierbar sind. Unternehmen können also je nach Bedarf zusätzlichen Speicherplatz sowie weitere Nutzer hinzufügen.
Fazit: Ein virtueller Datenraum ist unverzichtbar für die Due Diligence
Virtuelle Datenräume sind eine effiziente und vor allem sichere Alternative zum physischen Datenraum und bieten zahlreiche Vorteile für die Durchführung von komplexen Prüfprozessen. Unternehmen können damit die Herausforderungen bei der Verwaltung und dem Austausch von Dokumenten und Informationen effektiv bewältigen. Virtuelle Datenräume bieten eine hohe Sicherheit und Flexibilität und sind daher eine ideale Wahl für Unternehmen, die eine Due Diligence durchführen müssen.
Hat Ihnen dieser Beitrag gefallen? Dann abonnieren Sie unseren Blog-Newsletter und bleiben sie informiert!