Secure Mail: So versenden Sie Mail und Anhänge via idgard®

Anhänge sicher versenden per Mail? Da ist Vorsicht geboten! Vertrauliche Dokumente gehören nicht in den E-Mail Anhang – erst recht nicht unverschlüsselt und ganz besonders dann nicht, wenn es die Vorschriften des Unternehmens aus Gründen der Compliance verbieten. Trotzdem nutzen noch immer viele Mitarbeiter von Unternehmen Dienste wie Outlook, um sensible Dateien zu versenden.

Wie Sie Ihren Mail-Verkehr und sensible Dateianhänge mit S/MIME oder PGP verschlüsseln, haben wir Ihnen bereits gezeigt. Im Alltag vieler Anwender haben sich diese Lösungen wegen ihrer Komplexität allerdings nicht durchgesetzt. Vor allem technisch weniger versierte Nutzer fühlen sich davon abgeschreckt.

Und auch, wenn Mails und Anhänge mit SSL- oder TSL-Verschlüsselung via SMTP übertragen werden, liegen die personenbezogenen Daten in den Knotenpunkten nach wie vor unverschlüsselt vor.

 Auch eine SSL-/TLS-Verschlüsselung ist nicht der Weisheit letzter Schluss.

Als idgard®-Nutzer können Sie Mails aber auch ganz ohne aufwändige Verschlüsselung und Zertifikate Anhänge sicher versenden. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Über die Boxmail-Funktion in der idgard®-Webanwendung
2. Über das kostenlose idgard® Outlook Add-In

Wie genau das funktioniert, zeigen wir Ihnen hier.

Anhänge sicher versenden via Boxmail – so geht’s!

Mit Boxmail versenden Sie Anhänge in einer temporären PrivacyBox. Diese Erweiterung steht Ihnen ab dem Starter-Paket kostenlos zur Verfügung.*  Für den Versand des Download-Links benötigen Sie außerdem einen client- oder webbasierten Mailing- oder Messaging-Dienst.

Das Boxmail-Icon finden Sie in der idgard®-Weboberfläche oben rechts.

Um eine Boxmail zu versenden, klicken Sie in der idgard®-Weboberfläche auf das Boxmail-Symbol in der rechten oberen Ecke. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie mehrere Optionen haben:

• Unter dem Reiter „Allgemein“ können Sie einen oder mehrere Empfänger angeben und die anzuhängenden Dateien hochladen. Wenn Sie die Anhänge mit einem zweiten Faktor absichern wollen, geben Sie neben der E-Mail-Adresse auch die Mobilfunknummer des Empfängers an. Dieser erhält dann einen Pass Code per SMS.
• Unter dem Reiter „Sicherheit“ haben Sie die Möglichkeit, Ihre Box mit einem Pass Code absichern. Dieser Code wird dem Empfänger dann per SMS zugeschickt.
• Unter dem Reiter „Verschiedenes“ stellen Sie die gewünschte Lebensdauer der Box ein. Die temporäre Box wird nach einer gewissen Zeit (1 bis 90 Tage) automatisch gelöscht. Außerdem können Sie der Box hier einen Namen geben.

Eine Boxmail ist im Handumdrehen erstellt und verschickt.

Anschließend klicken Sie unten auf die Schaltfläche „Box erstellen“ und haben dann noch einmal die Möglichkeit, die Vorlage Ihrer Mail zu überprüfen. Außerdem können Sie noch einen Kommentar in die Mailvorlage einfügen, beispielsweise eine persönliche Nachricht an den Empfänger.

Sobald Sie auf „Absenden“ klicken, öffnet idgard® automatisch Ihren Mail-Client (z.B. Outlook, Thunderbird, etc.) und legt eine neue Mail an den vorher festgelegten Empfänger an, die Sie nun wie gewohnt versenden können. Falls Sie einen Webmailing-Dienst wie GMX oder einen Messaging-Dienst wie Skype nutzen, kopieren Sie die Mail einfach aus der idgard®-Benutzeroberfläche und fügen Sie sie in eine Mail-Vorlage bzw. Nachricht in Ihrem Webmailer/Messenger ein.

Die Boxmail enthält neben dem Download-Link und Ihrer persönlichen Nachricht auch einen Hinweis, wie lange die temporäre Box bis zu ihrer automatischen Löschung bestehen bleibt.

Alle Informationen zur Boxmail finden Sie auch in diesem Video-Tutorial:

*Sollte Ihnen die Boxmail-Funktion nicht zur Verfügung stehen, sprechen Sie bitte Ihren idgard®-Administrator an. Dieser kann die Funktion für Sie aktivieren.

Anhänge sicher versenden mit dem Outlook Add-In – so geht’s!

Noch einfacher versenden Sie sensible Anhänge mit der kostenlosen Outlook-Erweiterung für idgard®. Voraussetzung für die Nutzung ist eine idgard®-Volllizenz.

Nach der Installation des Add-Ins steht Ihnen diese Schaltfläche zur Verfügung. Ein Klick, und Sie können Anhänge sicher in idgard® hochladen.

Das Add-In bietet Ihnen folgende Funktionen:

• Zertifikatsüberprüfung
• Auto Update
• Konfigurierbare eMail-Vorlagen in Deutsch und Englisch
• Einrichtung eines Archiv-Postfachs
• Unterstützung von Proxy-Servern
• Single Sign-On für die Nutzung mit LDAP / Active Directory

 So einfach nutzen Sie das idgard® Outlook Add-In:

• Sie schreiben Ihre E-Mail wie gewohnt und fügen die Anhänge hinzu.
• Wenn Sie nun feststellen, dass die E-Mail schützenswerte Daten enthält, klicken Sie auf den grünen idgard®-Button in der Taskleiste. Anschließend brauchen Sie die eMail nur noch senden.
• Es erscheint automatisch eine Liste Ihrer bestehenden Boxen. Aus dieser wählen Sie aus, in welcher Box die eMail gespeichert werden soll.
• Sie können auch eine „neue Box erstellen“, falls noch keine passende Box vorhanden ist. Geben Sie den Namen des Empfängers ein und erhöhen Sie gegebenenfalls die Sicherheitstufe noch, indem Sie einen zusätzlichen Pass-Code für die Box erstellen.
• Klicken Sie nun „E-Mail sicher versenden“, um den Text mit dem Zugriffslink zu Ihrem Anhang sicher zu übermitteln.

Natürlich haben wir auch zu dieser Funktion ein Video-Tutorial für Sie vorbereitet:

Übrigens: Wie Sie sich und Ihre Mitarbeiter gegen Phishing-Angriffe schützen und was Sie tun können, wenn Sie doch einmal in die Phishing-Falle getappt sind, zeigen wir Ihnen ebenfalls in dieser Beitragsreihe. Hier geht es zu unserem Überblicksartikel: Secure Mail: So schützen Sie E-Mails und Anhänge